De Erasmushogeschool Brussel (EhB) heeft een duidelijke humanistische visie. EhB is niet alleen een plek om te studeren, maar ook een gemeenschap waar iedereen zichzelf kan zijn en zich kan ontwikkelen. Vandaag mag de hogeschool zich, met meer dan 5.000 studenten, de grootste, echt Brusselse, Nederlandstalige hogeschool noemen.

Elke Moortgat is verbonden aan de opleiding Verpleegkunde bij de Erasmushogeschool Brussel. Ze heeft een dubbele rol binnen de hogeschool. Haar grootste verantwoordelijkheid ligt in de rol van stagecoördinator, maar daarnaast is ze ook docent en stagebegeleider.

Uitdaging

Als stagecoördinator zorgt Elke ervoor dat alles rond de stages van de studenten goed verloopt, van de planning tot de begeleiding en evaluatie. Deze taak neemt ongeveer 40% van haar tijd in beslag, terwijl de rest wordt besteed aan de begeleiding van studenten en het ondersteunen van collega's.

“Door betrokken te zijn bij zowel de opleiding als de stagebegeleiding, kunnen we efficiënter werken en studenten beter ondersteunen in hun leertraject.”

Elke ervoer in haar rol als stagecoördinator enkele uitdagingen met de organisatie en het bijhouden van alle informatie.

"Mijn toenmalige collega was handig met technologie en wilde graag ICT-oplossingen integreren. Zelf deed ik toen nog alles via Excel-sheets. Het was heel veel werk om steeds in verschillende bestanden informatie op te zoeken en dat voelde omslachtig. Ik wilde graag een compacter overzicht, waarbij ik alle gegevens van een student snel bij de hand had en niet constant tussen papieren en digitale documenten hoefde te zoeken."

Het gebruik van OnStage kwam voort uit de behoefte om een meer toegankelijke en efficiënte manier om studenten en docenten te ondersteunen.

"Ik zocht actief naar een oplossing die alles in één systeem kon brengen. OnStage bood precies wat ik nodig had: toegankelijkheid voor zowel studenten als docenten, een betaalbare prijs, en veel mogelijkheden voor stage planning en evaluatie. Het was het enige platform dat aan onze visie voldeed."

Oplossing

Het implementatieproces van OnStage was niet zonder uitdagingen.

"In het begin was het lastig, vooral omdat ik geen IT-achtergrond had en mijn technische collega inmiddels niet meer werkte bij ons.”

Het kostte dan ook tijd om alles op de rails te krijgen, maar eenmaal goed ingericht en met de fijne begeleiding vanuit OnStage, werkt het systeem perfect voor Elke.

“Inmiddels ben ik heel blij met hoe het nu loopt, zeker als ik zie hoeveel tijd we hiermee besparen in de stagebegeleiding."

Elke’s verwachtingen waren vooral gericht op overzicht en efficiëntie.

"Ik wilde alle informatie op één plek hebben en niet meer eindeloos hoeven zoeken. Mijn doel was om snel en duidelijk te kunnen zien hoe het met elke student gaat. Nu alles digitaal is en continu up-to-date blijft, hebben we veel meer inzicht en kunnen we studenten ook op een consistente manier beoordelen."

Sinds de invoering ziet ze ook meer enthousiasme bij haar collega’s.

"In het begin was er wat weerstand tegen digitale veranderingen, maar inmiddels denken collega’s actief mee over hoe we het systeem nog beter kunnen inzetten. De efficiëntie is enorm toegenomen en het is voor iedereen makkelijker geworden om een studentendossier bij te houden."

Daarnaast biedt het systeem voor Elke een enorme meerwaarde doordat het gratis is voor de studenten.

“Het is zeer studentgericht en biedt verschillende integraties voor het plannen van stages. Studenten kunnen bijvoorbeeld ook zelf hun voortgang uploaden en bijhouden. Ik ben daarnaast in staat om alles voor de studenten te plannen in één systeem, wat helpt om dubbelingen te voorkomen. Door OnStage kan ik veel tijd besparen en de efficiëntie van ons team verbeteren.”

Resultaat

De resultaten spreken voor zich voor Elke. Zo hebben ze aanzienlijke tijdswinst geboekt, zowel voor docenten als voor studenten. Maar ook als planner wint Elke veel tijd en kan ze zich meer richten op de begeleiding van haar studenten.

“Het systeem biedt een volledig overzicht en maakt de planning en evaluatie van stages veel eenvoudiger. We kunnen nu veel sneller reageren op de voortgang van studenten, en zij kunnen hun eigen ontwikkeling beter volgen door alles in hetzelfde systeem te zien.”

Elke stelt dan ook dat het waardevol is om voor innovatieve oplossingen te durven kiezen, ondanks de initiële investering. “Sinds we zijn overgestapt op OnStage, werken we volledig digitaal, behalve voor enkele dagevaluaties op papier. Dit heeft me in staat gesteld om beter op de hoogte te blijven van de voortgang van de studenten.

Elke kijkt vol vertrouwen naar de toekomst met OnStage als hulpmiddel voor haar doelen.

"Het systeem helpt ons niet alleen om huidige processen te optimaliseren, maar geeft ons ook een solide basis voor de toekomst.”