Van versnipperde processen naar één duidelijke aanpak

‍‍

De uitdaging

De Vrije Universiteit Amsterdam (VU) is een onderzoeksuniversiteit waar onderwijs en onderzoek nauw met elkaar verbonden zijn. Met ruim 32.000 studenten en 140 opleidingen is het een dynamische instelling die studenten niet alleen opleidt tot professionals, maar ook helpt bij hun persoonlijke en academische groei.

"Bij de VU word je niet iets, maar iemand,"vertelt Arjen Heijstek, Procesregisseur Ondersteunen Doceren en Leren bij de VU. "We werken vanuit onze kernwaarden: open, persoonlijk en verantwoordelijk. We vinden het belangrijk dat studenten openstaan voor verschillende perspectieven, dat ethiek een rol speelt in hun opleiding en dat iedereen wordt gezien voor wie hij is."

Maar hoe zorg je er in zo’n diverse en grote organisatievoor dat alle studenten de juiste begeleiding krijgen bij hun eindwerk, dat meestal een scriptie is? Hoe bewaak je de kwaliteit, terwijl opleidingen op verschillende manieren werken? En hoe houd je overzicht als de werkdruk toeneemt?

Volgens Arjen is dat een groeiende uitdaging: "De financiële middelen nemen af, terwijl het aantal studenten juist groeit. In sommige opleidingen, zoals Computer Science, is het aantal studenten in korte tijd verdrievoudigd. Hoe zorg je er dan voor dat je met hetzelfde aantal medewerkers dezelfde kwaliteit van onderwijs en begeleiding kunt blijven leveren?"

‍

Marjolein Paap, Beleidsmedewerker Onderwijs, vult aan:

"Binnen verschillende faculteiten was er geen goed overzicht: waar zitten studenten in het eindwerkproces? Waar worden de scripties en beoordelingsformulieren opgeslagen? Hoe zorg je dat alle beoordelingen voldoen aan de accreditatie-eisen? We zijn al tien jaar bezig met deze vragen, maar de oplossing was nooit echt eenduidig. Sommige faculteiten hadden vooral behoefte aan ondersteuning bij de begeleiding, anderen zochten naar een betere manier van beoordelen en weer anderen wilden scripties en formulieren veilig archiveren."

Om grip te krijgen op deze uitdagingen, richtte de VU een werkgroep op om het eindwerkproces in kaart te brengen. Dat bleek een flinke klus, want ondanks een aantal overeenkomsten op hoofdlijnen, werkten opleidingen op detailniveau vaak totaal verschillend.

"De kern van het probleem was dat we het totaleplaatje moesten zien. Elk klein proces apart leek misschien niet zo inefficiënt, maar als je alles bij elkaar optelt, zie je hoe groot de uitdaging eigenlijk is," legt Arjen uit.

De VU formuleerde vier hoofdwensen voor een nieuwe aanpak:

- Het proces moest minder tijdsintensief worden.

- De kwaliteit van de beoordelingen moest worden verbeterd.

- De begeleiding van studenten moest efficiënter en inzichtelijker worden.

- De archivering van eindwerken en beoordelingsformulieren moest op orde zijn, zowel voor interne kwaliteitscontrole als visitaties.

‍

Met die eisen in gedachten ging de VU op zoek naar een oplossing.

De oplossing

Na een uitgebreide verkenning werd duidelijk dat de bestaande systemen binnen de VU niet voldeden. Privacy- en beveiligingseisen speelden ook een grote rol, dus een aanbesteding werd uitgeschreven.

"OnStage kwam als beste uit de bus," vertelt Arjen. "We kenden het product al, en het sloot grotendeels aan op onze behoeften. We hebben specifiek gekeken naar een oplossing die grip geeft op het hele eindwerktraject – van inleveren tot beoordelen en archiveren. Sommige opleidingen hebben daar ook een stage bij, maar niet allemaal. Voor ons was het vooral belangrijk om het procesmanagement goed te organiseren."

OnStage hielp de VU om alle snippers van het scriptieproces samen te voegen tot één overzichtelijk geheel. Een groot pluspunt was dat OnStage ervoor zorgde dat het systeem afdwingt dat elke scriptie door twee onafhankelijke beoordelaars wordt beoordeeld, en dat docenten worden gestimuleerd om feedback te geven in meerdere stappen.

"Voorheen kon een student verdwijnen en pas tegen de deadline een scriptie inleveren. Met OnStage zien we beter hoe een scriptie zich ontwikkelt, wat studenten leren en welke feedback ze krijgen," vertelt Marjolein. "Ook is het nu makkelijker om te zien wie verantwoordelijk is voor welke student, zonder dat we moeten zoeken in losse Excel-bestanden en e-mails."

Daarnaast bleek OnStage een waardevol hulpmiddel in de strijd tegen fraude.

‍"Met de opkomst van AI-tools is het steeds makkelijker om teksten te genereren. OnStage dwingt studenten om meerdere versies van hun scriptie in te leveren, waardoor we beter grip hebben op het proces en het groeiproces van de student kunnen volgen," aldus Arjen.

De implementatie: een leerproces voor iedereen

De overstap naar OnStage betekende een flinke verandering voor de VU. Voor de VU was het belangrijk dat OnStage direct bij de eindgebruikers – docenten en studenten – goed werd neergezet.

Een van de belangrijkste stappen was het automatiseren van koppelingen. "Voorheen moesten studenten handmatig worden toegevoegd aan systemen, wat tijdrovend was en foutgevoelig. Met OnStage gaat dat nu automatisch," vertelt Arjen.

Een andere uitdaging was dat de VU negen faculteiten heeft, met in totaal 212 verschillende eindwerktrajecten. Dit kon niet centraal worden ingericht, dus elke faculteit kreeg een eigen key user die samen met een team het proces moest inrichten.

"Het was echt een leertraject," zegt Marjolein. "We moesten niet alles willen oplossen met OnStage, maar nadenken over wat wel en niet handig is om in het systeem te zetten. Gelukkig stonden de mensen van OnStage open voor feedback en dachten ze goed mee."

Toch was er ook weerstand, vooral omdat OnStage een systeem is wat vraagt om processen gestructureerd te regelen.

"Veel docenten waren gewend om op hun eigen manier te werken. OnStage bracht daar meer structuur in, wat betekende dat sommige mensen minder vrijheid hadden in hoe ze dingen aanpakten. Dat was even wennen," legt Marjolein uit.

Gaandeweg groeide het besef dat deze structuur juist hielp om beter grip te krijgen op het proces. Ook de examencommissies en faculteitsbesturen zagen de voordelen.

"Een key user ziet dingen gebeuren die voorheen onder de radar bleven. Als ergens iets niet goed loopt, kan dat nu sneller worden opgepakt," zegt Marjolein.

Het resultaat

Door de implementatie van OnStage heeft de VU grote stappen gezet in het verbeteren van het eindwerkproces. Het systeem zorgt ervoor dat beoordelingen uniformer zijn en dat het proces efficiënter verloopt.

"We hebben nu veel meer grip op het hele traject," zegt Arjen. "Studenten en docenten weten precies waar ze staan, en faculteiten kunnen sturen op kwaliteit."

Daarnaast heeft OnStage geholpen om administratieve lasten te verlagen. Waar scripties en beoordelingen vroeger verspreid stonden over e-mails en losse bestanden, staat nu alles op één centrale plek. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.

Ook externe kwaliteitscontroleurs zijn enthousiast over de nieuwe werkwijze. "Bij een recente visitatie gaf de commissie aan dat ze het positief vonden dat we nu een systeem hebben waarmee scripties beter worden gemonitord en beoordeeld," zegt Marjolein.

Hoewel nog niet alle opleidingen OnStage gebruiken, verwacht de VU dat volgend jaar bijna iedereen ermee werkt.

"We zijn nog niet klaar, maar we maken grote stappen. En we nodigen andere universiteiten van harte uit om bij ons langs te komen en te leren van onze ervaring," besluit Arjen.